Kennisbank

Zo komt een order automatisch in uw systeem

Veel bedrijven ontvangen orders per e-mail, als PDF of in Excel. Iemand leest ze door, typt ze over in het ERP en stuurt een bevestiging. Dat kost elke dag tijd en er sluipen fouten in. Het kan ook automatisch.

Wat er nu meestal gebeurt

Een klant mailt een order. Een medewerker opent de mail, zoekt de klant en de artikelen op, typt alles over en controleert de leverdatum. Bij drukte blijft werk liggen en een verkeerd artikelnummer valt pas op als het misgaat.

Zo werkt het automatisch

1. 1

   Order ontvangen: de order komt binnen via e-mail, PDF of Excel.

2. 2

   Gegevens uitlezen: klant, artikelen, aantallen, leverdatum en adres worden automatisch gelezen.

3. 3

   Controleren: klopt de klant, bestaan de artikelen, is de levertijd haalbaar?

4. 4

   Invoeren: de order wordt in uw ERP of planningssysteem gezet.

5. 5

   Bevestigen: de klant krijgt automatisch een orderbevestiging.

En als er iets niet klopt?

Een ontbrekende leverdatum of een onbekend artikel wordt niet geraden. De order gaat met een duidelijke melding naar een medewerker, die het met één klik oplost. Zo verdwijnt er niets ongemerkt.

Wat het u oplevert

• Uw team hoeft orders niet meer over te typen.
• Minder fouten, omdat elke order dezelfde controle krijgt.
• Klanten krijgen sneller bevestiging.
• In een logistiek project bespaarden wij 4+ uur per dag.

Moet ik mijn ERP vervangen?

Nee. Wij koppelen de automatisering aan het systeem dat u al gebruikt. Uw team blijft werken zoals het gewend is. De eerste versie staat meestal binnen 3–4 weken live.