Automatische orderverwerking met AI
Van binnenkomende klantmail naar verwerkte order in uw systeem
Laat AI klantorders lezen, controleren, structureren en verwerken in uw bestaande systemen. Minder handmatig werk, minder fouten en een snellere orderverwerking zonder uw huidige ERP te vervangen.
ORDERSTROOM
- Klant-e-mail
- AI leest order
- Gegevens worden gecontroleerd
- ERP / CRM
- Order verwerkt
PILOT
Start met een pilot
We kunnen beginnen met één orderproces en één mailbox. Zo kunt u de automatisering eerst in de praktijk testen voordat we opschalen.
Uw orderverwerking begint vaak in een inbox.
Orders komen binnen via e-mail, maar moeten vervolgens handmatig worden gelezen, gecontroleerd en ingevoerd. Producten, aantallen, leverdata, klantgegevens en bijlagen moeten uit verschillende berichten worden gehaald voordat een order in het ERP-systeem kan worden verwerkt.
HANDMATIG
± 5 min*
- 01E-mail openen
- 02Gegevens lezen
- 03Gegevens kopiëren
- 04ERP openen
- 05Invoeren
- 06Controleren
- 07Bevestigen
GEAUTOMATISEERD
15 sec*
- 01Klant stuurt order
- 02AI verwerkt order
- 03ERP wordt bijgewerkt
- 04Medewerker controleert uitzonderingen
* Indicatief, op basis van gemiddelde handmatige invoertijd per order. Werkelijke tijdwinst hangt af van uw orderproces.
Van klantorder naar ERP. Automatisch.
Optimex Pro bouwt een AI-laag bovenop uw bestaande systemen. De AI verwerkt binnenkomende orders en zet ongestructureerde informatie om naar een gestructureerde order.
ORDER ONTVANGEN
De klant stuurt een order via e-mail, inclusief eventuele documenten of bijlagen.
AI LEEST DE ORDER
AI herkent automatisch de relevante informatie, zoals klant, producten, aantallen, specificaties en gewenste leverdatum.
GEGEVENS CONTROLEREN
De informatie wordt gevalideerd en gecontroleerd op ontbrekende of afwijkende gegevens.
ORDER VERWERKEN
De gestructureerde order wordt automatisch naar het bestaande ERP-, CRM- of ordersysteem gestuurd.
UITZONDERINGEN SIGNALEREN
Alleen orders die niet automatisch verwerkt kunnen worden, worden naar een medewerker gestuurd voor controle.
Uw medewerkers behandelen uitzonderingen. De AI behandelt het standaardwerk.
Wat de AI herkent en waar de AI mee koppelt
U hoeft uw bestaande ERP- of CRM-systeem niet te vervangen. Optimex Pro koppelt de AI-workflow aan uw huidige systemen en automatiseert de overdracht van orderinformatie.
Wat de AI herkent
De exacte informatie die wordt verwerkt, wordt afgestemd op uw orderproces en ERP-systeem.
Waar de AI mee koppelt
Wij koppelen met uw bestaande systemen en bepalen per proces welke informatie automatisch wordt uitgewisseld.
Bijvoorbeeld: een order per e-mail
Hallo,
Graag ontvangen wij:
250 stuks Product X
100 stuks Product Y
Gewenste levering: week 42
Zie bijlage voor de productspecificaties.
Met vriendelijke groet,
Jan Jansen
Inkoop — Bedrijf ABC B.V.
j.jansen@bedrijfabc.nl | 033 456 78 90
GEËXTRAHEERD
- Klant
- Bedrijf ABC
- Ordernummer
- 45821
- Product X
- 250 stuks
- Product Y
- 100 stuks
- Leverweek
- Week 42
- Bijlage
- Productspecificatie.pdf
CONTROLE
- Klant bestaat in ERP
- Artikelnummers gekoppeld
- Leverweek binnen levertijd
Automatiseren betekent niet dat u de controle verliest.
De AI verwerkt orders automatisch volgens uw ingestelde regels. Wanneer informatie ontbreekt, afwijkt of niet betrouwbaar kan worden geïnterpreteerd, wordt de order gemarkeerd voor menselijke controle.
STANDAARD ORDER
Automatisch verwerkt
AFWIJKENDE ORDER
Medewerker controleert
Wat levert automatische orderverwerking op?
Minder administratief werk
Laat medewerkers stoppen met het handmatig overnemen van ordergegevens.
Snellere verwerking
Orders kunnen direct na binnenkomst worden verwerkt.
Minder fouten
Automatische extractie en validatie verminderen handmatige invoer.
Meer capaciteit
Verwerk meer orders zonder dezelfde groei in administratief werk.
Betere controle
Iedere order volgt een gestandaardiseerde workflow.
Schaalbaar
De automatisering groeit mee met uw ordervolume.
Voor bedrijven waar dagelijks orders binnenkomen
Vooral interessant wanneer uw medewerkers dagelijks veel klantorders via e-mail verwerken en deze handmatig moeten invoeren in ERP, CRM of andere bedrijfssystemen.
Van eerste analyse naar werkende automatisering
Analyse
We brengen uw huidige orderproces, systemen en uitzonderingen in kaart.
Ontwerp
We ontwerpen de AI-workflow rondom uw bestaande processen.
Implementatie
We koppelen de workflow aan uw mailbox, ERP, CRM en andere systemen.
Optimalisatie
We monitoren de workflow en verbeteren deze op basis van echte orders.
Veelgestelde vragen over automatische orderverwerking
Moeten wij ons ERP vervangen?
Nee. De AI-laag werkt bovenop uw bestaande systemen en levert de gestructureerde order aan via een koppeling of API. Uw ERP blijft zoals het is.
Wat gebeurt er als de AI iets niet zeker weet?
Dan wordt de order gemarkeerd en naar een medewerker gestuurd. De AI verwerkt alleen wat binnen uw ingestelde regels valt. U bepaalt zelf hoe streng die drempel staat.
Wat gebeurt er met onze klantgegevens?
De verwerking loopt binnen de EU en wij werken met een verwerkersovereenkomst conform de AVG. Ordergegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen.
Hoe lang duurt de implementatie?
Een pilot op één mailbox en één orderproces loopt doorgaans binnen enkele weken. Daarna schalen we op naar meer orderstromen.
Met welke systemen kunnen jullie koppelen?
Wij koppelen met de meeste gangbare ERP- en CRM-systemen, via API of via een bestaande import. In de analysefase bepalen we welke route voor uw systeem het meest stabiel is.
Wat kost het?
De investering hangt af van het aantal orderstromen en de complexiteit van uw koppelingen. Na een analyse van uw orderproces ontvangt u een vaste prijs, geen nacalculatie.
Hoeveel tijd kost uw orderverwerking vandaag?
Laat zien hoe uw orders momenteel binnenkomen. Wij laten zien welke stappen geautomatiseerd kunnen worden en hoe AI kan worden geïntegreerd in uw bestaande operatie.