Automatische orderverwerking
Orders uit e-mail automatisch in uw ERP.
Wij bouwen een automatisering die binnenkomende orders leest, controleert en in uw bestaande ERP zet. Wat niet klopt of onduidelijk is, gaat naar een medewerker.
Herkent u dit?
Orders komen binnen via e-mail, PDF, Excel en telefoon.
Medewerkers typen dezelfde gegevens over in het ERP.
Fouten in artikelnummers of aantallen worden pas laat ontdekt.
Bij drukte loopt de orderverwerking achter.
Zo werkt het
- 1
Order ontvangen
Via e-mail, PDF of Excel.
- 2
Gegevens uitlezen
Klant, artikelen, aantallen, leverdatum en adres.
- 3
Controleren
Klopt de klant, bestaan de artikelen, is alles compleet?
- 4
In het ERP zetten
De order wordt automatisch aangemaakt.
- 5
Uitzonderingen naar een medewerker
Alleen wat niet klopt, vraagt nog aandacht.
Wat wordt herkend
- Klantgegevens
- Artikelnummers
- Productnamen
- Aantallen
- Eenheden
- Leverdata
- Afleveradressen
- Referentienummers
- Opmerkingen
- PDF-bijlagen
- Excel-bestanden
Automatisch waar het kan, menselijk waar het moet
Standaardorder
Wordt volledig automatisch verwerkt en bevestigd.
Uitzondering
Bijvoorbeeld een ontbrekende leverdatum of onbekend artikel. De order gaat met een duidelijke melding naar een medewerker.
Wat er verandert voor uw team
Nu
Mail openen, lezen, kopiëren, ERP openen, invoeren, controleren, bevestigen.
Straks
De automatisering verwerkt de orders, uw medewerker controleert alleen de uitzonderingen.
Resultaten die u terugziet in de operatie.
Voor
2 medewerkers verwerkten klantorders uit e-mail en telefoon handmatig in het ERP.
Na
Klantmails worden automatisch gelezen, gestructureerd en in het ERP verwerkt. Uitzonderingen gaan naar een medewerker.
Geen nieuw ERP nodig
Wij werken bovenop uw bestaande systemen. Uw ERP blijft het systeem waarin alles staat. Wij koppelen via de API, een import of de mailbox.
Start met één mailbox
Wij beginnen klein: één mailbox en één type order. Werkt dat goed, dan breiden we stap voor stap uit naar andere klanten, kanalen of processen.
Veelgestelde vragen
Moeten wij ons ERP vervangen?
Nee, wij koppelen aan uw bestaande ERP.
Wat als de automatisering twijfelt?
Dan gaat de order naar een medewerker ter controle. Er wordt niets ingevoerd wat niet klopt.
Met welke systemen werkt het?
Met de meeste ERP-systemen, via een API, import of export. In het eerste gesprek kijken we naar uw situatie.
Hoe lang duurt de implementatie?
De eerste versie staat meestal binnen 14 dagen live.
Wat gebeurt er met onze data?
Verwerking volgens de AVG. Wij gebruiken alleen de gegevens die nodig zijn voor de orderverwerking.
Krijgen klanten automatisch een bevestiging?
Dat kan, als u dat wilt. Dat bepalen we samen.
Kunnen we de automatisering stoppen of aanpassen?
Ja, u houdt altijd de controle en kunt regels aanpassen of de automatisering pauzeren.
Wat kost het?
Dat hangt af van het aantal orders en systemen. Na de analyse krijgt u een vaste prijs.
Hoeveel tijd kost uw orderverwerking vandaag?
Plan een gesprek van 30 minuten. Wij rekenen samen uit wat automatisering u oplevert.