Klantverhaal
Groeien zonder dat de softwarerekening meegroeit
Hoe Prevano zo'n €700 per maand aan extra licentiekosten voorkomt én zijn voorraad niet meer met de hand bijhoudt.
- Klant
- Prevano B.V.
- Branche
- Promotionele producten & print
- Locatie
- Zeewolde
- Volume
- ± 350 orders per maand, en groeiend
± €8.000
per jaar aan extra licentiekosten voorkomen
± 350
orders per maand volledig automatisch verwerkt
0
handmatige telrondes: de voorraad is altijd actueel
De uitdaging
Prevano had zijn orderverwerking al geautomatiseerd met de ingebouwde automatiseringen van Monday.com. Dat werkte, tot de groei in zicht kwam. Meer orders betekenden een zwaarder abonnement: de licentiekosten zouden stijgen van ± €300 naar ± €1.000 per maand, terwijl er al gesprekken liepen met nieuwe klanten.
De voorraad werd intussen volledig handmatig bijgehouden: door het magazijn lopen, tellen, bestellen en alles bijwerken in Excel. Werkbaar op de huidige schaal, maar niet bij de groei die Prevano voor ogen heeft.
Wat Prevano zocht: dezelfde slagvaardige orderstroom, maar betaalbaar bij groei. En een voorraad die meegroeit zonder chaos.
De oplossing
- 01
Dezelfde orderstroom, een fractie van de kosten.
Wij bouwden de bestaande order-workflow één op één na in Make: exact dezelfde werking, voor ± €9 per maand. Orders worden herkend aan de afzender, automatisch op het bord van de juiste klant én op het centrale planningsbord gezet en volledig ingevuld: productnummer, kleur, aantal en leverdatum. Spoedorders krijgen automatisch voorrang.
- 02
Een voorraad die zichzelf bijhoudt.
De Excel-lijst is vervangen door een voorraaddatabase in Airtable. Elke order reserveert automatisch de juiste voorraad. Zakt een product onder het minimum, dan krijgt de klant een seintje of staat er een kant-en-klare inkooporder in de mailbox van Prevano. Binnengekomen inkopen worden met één vinkje verwerkt en bij levering boekt het systeem de voorraad zelf af.
- 03
Gebouwd om mee te groeien.
Een nieuwe klant of een nieuw product toevoegen vraagt geen aanpassing aan de automatisering. De basis voor klantinzage staat al: binnenkort zien klanten zelf hun actuele voorraad.
Het resultaat
- ± €8.000 per jaar aan extra licentiekosten voorkomen. De orderautomatisering kost ± €9 per maand in plaats van ± €700 extra.
- ± 350 orders per maand volledig automatisch verwerkt, met ruimte voor de nieuwe klanten die eraan komen.
- Geen handmatige telrondes meer. De voorraad is altijd actueel, en een bijbestelling ligt klaar voordat een product op is.
Systemen
- Make
- Airtable